Perspectief maakt beter! Wij zijn experts in verzuimmanagement, arbeidsmobiliteit en duurzame inzetbaarheid. In dit privacyreglement willen we u informeren over hoe Perspectief Groep B.V. met uw persoonsgegevens omgaat en hoe we de bijbehorende rechten en verplichtingen vervullen. Wij zijn ons sterk bewust van het belang van vertrouwelijkheid van informatie en persoonsgegevens. Daarom voeren we proactief beleid en zorgen voor een adequate beveiliging.
Wij behandelen uw persoonsgegevens met grote zorgvuldigheid. We verzamelen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze taken en vragen niet onnodig om persoonlijke informatie. Naast het naleven van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet AVG, volgen we ook specifieke wet- en regelgevingen omtrent verzuim- en re-integratie, evenals de richtlijnen en protocollen van brancheverenigingen. Onze naleving wordt regelmatig gecontroleerd door geaccrediteerde externe partijen. Bovendien hebben we een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld die toeziet op de naleving van de AVG.
Voor een korte samenvatting van de doelen en rechtsgronden van de persoonsgegevens die wij van u verwerken verwijzen wij u naar de privacyverklaring van Perspectief Groep B.V.
1. Contactgegevens Verwerkingsverantwoordelijke
Perspectief Groep B.V. (Hierna: “Perspectief”) zijn de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacyreglement.
Perspectief
Adres: Lorentzstraat 33, 3846 AV
Plaats: Harderwijk
Telefoonnummer: 0341-438 700
E-mailadres: privacy@perspectief.eu
2. Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming
Perspectief heeft een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. U kunt deze functionaris raadplegen voor al uw vragen omtrent privacy.
Telefoonnummer: 0341-438 700
E-mailadres: FG@perspectief.eu
3. Wijzigingen
Dit privacyreglement is voor het laatst aangepast op 08 oktober 2024.
Wij vinden het belangrijk dat ons privacyreglement up-to-date is. Wetswijzigingen of veranderingen in onze dienstverlening kunnen aanleiding geven om ons privacyreglement te wijzigen. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat deze op onze website zijn gepubliceerd. Wij raden u daarom aan dit privacyreglement regelmatig te raadplegen opdat u van deze wijzigingen op de hoogte bent. Op dit privacyreglement is het Nederlands recht van toepassing.
Vastgesteld door Directie Perspectief
Versie 2.1
Datum: 08 oktober 2024
Naam: W. Wijnholds
Functie: Algemeen Directeur
4. Toepasselijkheid
Dit privacyreglement geldt voor de gehele organisatie die deel uitmaakt van Perspectief Groep B.V.. Zie voor meer informatie www.perspectief.eu
5. Definities
• Persoonsgegevens
Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘de betrokkene’), zoals bijvoorbeeld naam, adres, geboortedatum, titel(s), geslacht, adres, telefoonnummer, e-mailadres, functie, personeelsnummer, medische rapportages, inhoud van e-mails, ziek- en hersteld meldingen, brieven, klachten, loginnamen en wachtwoorden.
• Verwerking van persoonsgegevens
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, geautomatiseerd of handmatig, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
• Bijzondere persoonsgegevens
Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of het lidmaatschap van een vakbond blijken, genetische gegevens (DNA/RNA) of biometrische gegevens (bijv. foto’s) met het oog op de unieke identificatie van een persoon, en gegevens over gezondheid, of iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.
• Betrokkene
Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, en die al dan niet wordt vertegenwoordigd door een wettelijk vertegenwoordiger. Betrokkenen kunnen bijvoorbeeld zijn: werknemers van klanten van Perspectief, andere medewerkers en bezoekers.
• Verwerkingsverantwoordelijke
De entiteit die het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. In het kader van dit reglement is dit: Perspectief, vertegenwoordigd door de directie.
• Verwerker
De natuurlijke persoon of rechtspersoon die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke (Perspectief) persoonsgegevens verwerkt, zoals bijvoorbeeld de leverancier van een geautomatiseerd systeem, of administrateur. Een verwerker heeft een uitvoerende taak, ten behoeve van de activiteiten van de verwerkingsverantwoordelijke. Perspectief kan als verwerker optreden wanneer dit nodig is voor de uitvoering van een zakelijke overeenkomst met de klant, anders dan ten behoeve van de wettelijke taken als arbodienstverlener.
• Derde
Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke, de verwerker, of de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om persoonsgegevens te verwerken.
• Inbreuk i.v.m. persoonsgegevens (‘datalek’)
Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens. Dit wordt ook wel ‘datalek’ genoemd.
• Melding van een inbreuk aan de Autoriteit Persoonsgegevens
Indien een inbreuk in verband met persoonsgegevens heeft plaatsgevonden, meldt de verwerkingsverantwoordelijke deze zonder onredelijke vertraging en, indien mogelijk, uiterlijk 72 uur nadat hij er kennis van heeft genomen, aan de overeenkomstig artikel 55 bevoegde toezichthoudende autoriteit, tenzij het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met persoonsgegevens een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Indien de melding aan de toezichthoudende autoriteit niet binnen 72 uur plaatsvindt, gaat zij vergezeld van een motivering voor de vertraging.
• Melding van een inbreuk aan de betrokkene
Wanneer de inbreuk in verband met persoonsgegevens waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, deelt de verwerkingsverantwoordelijke de betrokkene de inbreuk in verband met persoonsgegevens onverwijld mee.
6. Reikwijdte en doelstelling reglement
Dit reglement stelt regels over de verwerking van persoonsgegevens van cliënten (zieke werknemers) en hun wettelijke vertegenwoordiging, klanten (werkgevers) en medewerkers van Perspectief. De persoonsgegevens worden verwerkt binnen het geautomatiseerde systeem CAMAS, dat wordt geleverd door Camas IT B.V.. Dit reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens van de betrokkenen die door Perspectief worden verwerkt.
Het reglement heeft tot doel:
• De persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen te beschermen tegen verkeerd en onbedoeld gebruik van de persoonsgegevens;
• Vast te stellen met welk doel en op welke (juridische) grondslag persoonsgegevens binnen Perspectief worden verwerkt;
• Te borgen dat persoonsgegevens binnen Perspectief rechtmatig, transparant en behoorlijk worden verwerkt;
• De rechten van betrokkenen vast te leggen en te borgen dat deze rechten door Perspectief worden gerespecteerd.
7. Doelen van de verwerking van persoonsgegevens
Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt Perspectief zich aan de relevante wet- en regelgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de uitvoeringswet AVG, de wet- en regelgeving omtrent verzuim en re-integratie en preventie, zoals bijvoorbeeld de Arbowet, Wet verbetering poortwachter, Ziektewet, WIA en Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar.
Doelen
Perspectief verwerkt persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke ten behoeve van:
• De arbeidsomstandighedenzorg in bedrijven en instellingen die daartoe met Perspectief direct of indirect een overeenkomst hebben gesloten;
• Begeleiding bij ziekteverzuim van werknemers van bedrijven en instellingen die daartoe met Perspectief direct of indirect een overeenkomst hebben gesloten;
• De re-integratie van werknemers of uitkeringsgerechtigden in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid, waaronder ook de 2 e spoor begeleiding;
• De uitvoering van medische keuringen, waaronder aanstellingskeuringen;
• De uitvoering van arbeidsrechtelijke overeenkomst met de werknemers van Perspectief;
• De uitvoering van de ‘verlengde arm’ constructie (casemanagement);
• De uitvoering van de wettelijke taken die voor Perspectief van toepassing zijn zoals onder andere de Belastingwet, Arbowet, Wet verbetering poortwachter;
• De uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving;
• Administratie en interne beheersactiviteiten;
• Het aangaan en uitvoeren van samenwerkingsrelaties met opdrachtgevers (werkgevers) en contracten met leveranciers;
• Het opleiden en onderwijzen van medewerkers;
• Het verrichten van medisch-wetenschappelijk onderzoek en statistiek;
• Het bewaken van de veiligheid binnen de locaties en het beschermen van eigendommen van medewerkers en bezoekers;
• Juridische procedures waarbij Perspectief betrokken is.
Deze doelen houden veelal rechtstreeks verband met de wettelijke verplichtingen van bedrijven en instellingen als goed werkgever. In dit kader heeft een werkgever diverse wettelijke verplichtingen, waarbij hij (vaak verplicht) een arbodienst nodig heeft. De werkgever zorgt voor de veiligheid en de gezondheid van de werknemers inzake alle met de arbeid verbonden aspecten en voert daartoe een beleid dat gericht is op zo goed mogelijke arbeidsomstandigheden. De arbodienst adviseert de werkgever bij het uitvoeren en nakomen van deze taken.
Medisch-wetenschappelijk onderzoek en statistiek
In het kader van medisch-wetenschappelijk onderzoek of statistiek, kan Perspectief samenwerken met onderzoeksinstituten en/of onderwijsinstellingen. Perspectief zal enkel gebruik maken van geanonimiseerde persoonsgegevens, zodat de gegevens niet direct naar een individu herleidbaar zijn. Indien om welke reden dan ook dit niet mogelijk of onwenselijk is, zullen we dit uitsluitend doen met uw expliciete toestemming als cliënt.
8. Doelbinding
Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor zover dat gebruik verenigbaar is met de omschreven doelen van de verwerking. Perspectief verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk zijn om de betreffende doelen te bereiken.
9. Soorten Persoonsgegevens
De categorieën van persoonsgegevens zoals deze binnen Perspectief worden verwerkt, worden geregistreerd in een verwerkingsregister. Perspectief verwerkt geen persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, seksuele leven, als mede persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging.
10. Grondslag verwerking
Perspectief draagt er zorg voor dat persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt. De gegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift, dan wel krachtens een (arbeids-)overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht. Persoonsgegevens worden verwerkt voor de in artikel 7 beschreven doeleinden en worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor zij zijn verkregen.
Persoonsgegevens worden verwerkt indien:
1. Betrokkene heeft voor de verwerking van persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden expliciet zijn toestemming verleend, of:
2. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarin betrokkene partij is, of voor precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst, of:
3. de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen, waaraan de werkgever dan wel Perspectief onderworpen is, of:
4. de gegevensverwerking noodzakelijk is om de vitale belangen van de betrokkene of van een ander natuurlijk persoon te beschermen, of:
5. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Perspectief of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene zwaarder wegen. In het kader van deze grondslag zal dus een belangenafweging moeten plaatsvinden.
11. Toegang tot persoonsgegevens
Binnen de organisatie van Perspectief geldt dat personen slechts toegang hebben tot persoonsgegevens voor zover dat daadwerkelijk nodig is (‘need to know’). De toegang van medewerkers tot persoonsgegevens is dan ook beperkt tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de goede uitoefening van hun functie en (dus) hun werkzaamheden. Voor medische gegevens die vallen onder het beroepsgeheim is toegang alleen verleend aan de Arboarts en/of behandelteam. Verder wordt slechts toegang verschaft tot de administratie en systemen van Perspectief aan:
• De verwerker die van Perspectief de opdracht heeft gekregen om persoonsgegevens te verwerken, Camas IT B.V., maar alleen voor zover dat noodzakelijk is in het licht van de gemaakte afspraken;
• Derden voor zover uit de wet voortvloeit dat Perspectief verplicht is om toegang te geven of sprake is van een (andere) grondslag voor deze verwerking, bijvoorbeeld de vervulling van een taak van algemeen belang.
Binnen Perspectief wordt gewerkt met een procedure voor logische toegang en is een autorisatiematrix opgesteld. De toegang tot persoonsgegevens voor systemen (zoals CAMAS) zijnde het verzuimregistratiesysteem) zijn persoonsgebonden. Op deze systemen is een extra beveiliging ingesteld via een zogenaamde ‘two factor authenticatie ’ (‘2FA’). Dit betekent dat een medewerker, na het invoeren van een inlognaam en wachtwoord ook een 2e factor (sms of authenticator App, of een code gegenereerd via een token) moet invoeren om toegang te krijgen tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de goede uitvoering van de taken.
12. Verstrekking van persoonsgegevens
Perspectief kan persoonsgegevens aan derden verstrekken als daarvoor een grondslag bestaat in de zin van artikel 7 van dit reglement. Persoonsgegevens kunnen worden verstrekt aan UWV, re-integratiebedrijven, verzuimverzekeraars en andere derden die op basis van een wettelijke grondslag mogen of moeten beschikken over bepaalde persoonsgegevens.
13. Beveiliging en geheimhouding
Perspectief neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat de persoonsgegevens worden beschadigd, verloren gaan of onrechtmatig worden verwerkt. Deze maatregelen zijn er mede op gericht om niet noodzakelijke verzameling en verdere (niet noodzakelijke) verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
Bij de beveiligingsmaatregelen wordt rekening gehouden met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokkenen.
Een ieder die betrokken is bij de verwerking van persoonsgegevens binnen Perspectief is verplicht tot geheimhouding van de betreffende persoonsgegevens, en zal deze gegevens slechts verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor de uitoefening van de betreffende functie, werkzaamheden of taak.
14. Bewaartermijnen
Om een goede administratie bij te kunnen houden, moet Perspectief bepaalde persoonsgegevens een tijd bewaren. Perspectief bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze worden verwerkt, tenzij het langer bewaren van de persoonsgegevens op grond van wet- of regelgeving verplicht is. De bewaartermijnen zijn door Perspectief in beeld gebracht in een bewaartermijnbeleid. Samenvattend zijn de volgende termijnen van toepassing: medische dossiers 20 jaar; overige persoonsgegevens (niet medische deel) 2 jaar na afronding van de verzuimbegeleiding en/of het re-integratietraject.
15. Geautomatiseerde besluitvorming
Perspectief neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor cliënten. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van ons) tussen zit.
16. Rechten van betrokkenen
Op grond van de WGBO en de AVG heeft u recht op inzage in uw persoonsgegevens, medische dossier of een afschrijft daarvan. Perspectief erkent de rechten van betrokkenen, handelt daarmee in overeenstemming en bewerkstelligt dat betrokkenen deze rechten daadwerkelijk kunnen uitoefenen. Het betreft in het bijzonder de volgende rechten:
a) Medisch dossier
Een betrokkene heeft recht op inzage van het door Perspectief verwerkte medische dossier of een afschrijft van zijn medisch dossier. Indien u inzage wilt in uw medisch dossier, dan vragen wij u het formulier ‘verzoek inzage medisch dossier’ volledig in te vullen.
b) Inzage persoonsgegevens
Een betrokkene heeft recht op inzage van de door Perspectief verwerkte persoonsgegevens die op hem/haar betrekking hebben, behalve voor zover het gaat om werkdocumenten, interne notities en andere documenten die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en beraad. Indien en voor zover dit recht op inzage ook de rechten en vrijheden van anderen raakt, bijvoorbeeld als in de documenten ook persoonsgegevens van anderen dan de betrokkene zijn vermeld, kan Perspectief het recht op inzage beperken. Bij het verstrekken van de betreffende gegevens verschaft Perspectief voorts informatie over:
• de verwerkingsdoeleinden;
• de categorieën van persoonsgegevens die worden verwerkt;
• de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt;
• (indien van toepassing) ontvangers in derde landen of internationale organisaties;
• (indien mogelijk) hoe lang de gegevens worden bewaard;
• dat de betrokkene het recht heeft om te verzoeken dat de persoonsgegevens worden gerectificeerd of gewist, of dat de verwerking van de persoonsgegevens wordt beperkt, alsmede dat hij het recht heeft om bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens;
• het feit dat de betrokkene een klacht kan indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
• de bron van de persoonsgegevens, indien de persoonsgegevens niet van de betrokkene zelf zijn verkregen;
• het eventueel toepassen van geautomatiseerde besluitvorming en de betreffende onderliggende logica en het belang en de gevolgen voor de betrokkene;
• de passende waarborgen indien de persoonsgegevens worden doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie.
c) Verbetering, aanvulling, verwijdering
Perspectief verbetert de persoonsgegevens van een betrokkene in het geval de betrokkene terecht heeft aangegeven dat de gegevens onjuist zijn, en Perspectief vult de persoonsgegevens van een betrokkene aan indien de betrokkene terecht om aanvulling heeft verzocht. Voorts kan de betrokkene verzoeken om verwijdering van zijn persoonsgegevens. Perspectief gaat daartoe over indien is voldaan aan een wettelijke grondslag voor het verzoek, tenzij het onmogelijk is om aan het verzoek te voldoen of dit een onredelijke inspanning zou vergen.
d) Bezwaar
Indien Perspectief persoonsgegevens verwerkt op de grondslag van artikel 10 onder e van dit reglement, kan de betrokkene bezwaar maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens. In dat geval staakt Perspectief de verwerking van de betreffende persoonsgegevens gedurende de behandeling van het bezwaar en afhankelijk van de uitkomst van de beslissing op het bezwaar. Staking van de verwerking zal niet plaatsvinden als naar het oordeel van Perspectief het belang van Perspectief, het belang van derden of het algemeen belang in het betreffende concrete geval zwaarder weegt.
e) Beperking verwerking
De betrokkene kan voorts verzoeken om de verwerking van zijn persoonsgegevens te beperken, namelijk indien hij een verzoek tot verbetering heeft gedaan, indien hij bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking, als de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de verwerking of als de gegevensverwerking onrechtmatig is. Perspectief staakt dan de verwerking, tenzij de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking, Perspectief de gegevens nodig heeft voor een rechtszaak of de verwerking nodig is ter bescherming van de rechten van een andere persoon of vanwege gewichtige redenen.
f) Kennisgevingsplicht
Als Perspectief op verzoek van een betrokkene een verbetering of verwijdering van persoonsgegevens heeft uitgevoerd, of de verwerking van persoonsgegevens heeft beperkt, zal Perspectief eventuele ontvangers van de betreffende persoonsgegevens daarover informeren.
g) Overdracht
De betrokkene heeft het recht zijn persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm van Perspectief te ontvangen en deze vervolgens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen of Perspectief te verzoeken deze gegevens rechtstreeks aan de andere verwerkingsverantwoordelijk te zenden, indien dit technisch mogelijk is.
Procedure
Perspectief handelt een verzoek van een betrokkene zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek, af. Afhankelijk van de complexiteit en van het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met twee maanden worden verlengd. Als deze verlenging plaatsvindt, wordt de betrokkene daarover binnen een maand na de ontvangst van het verzoek geïnformeerd.
Wanneer de betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij de betrokkene anderszins verzoekt. Wanneer Perspectief geen gevolg geeft aan het verzoek van de betrokkene, deelt Perspectief onverwijld en uiterlijk binnen een maand na ontvangst mede waarom het verzoek niet wordt ingewilligd en informeert hij de betrokkene over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of beroep bij de rechter in te stellen.
Voor alle verzoeken rondom het uitoefenen van bovengenoemde rechten kunt u zich wenden tot Perspectief. Indien u inzage wilt in uw persoonsgegevens of die wil corrigeren of verwijderen vragen wij u het formulier ‘Verzoek inzage persoonsgegevens’ in te vullen en naar ons te verzenden. Om ervoor te zorgen dat wij uw identiteit goed kunnen vaststellen is het van belang dat u het formulier volledig invult. U kunt het formulier beveiligd mailen naar privacy@perspectief.eu
Zodra wij uw aanvraag ontvangen hebben nemen wij zo spoedig mogelijk contact met u op.
h) Intrekken toestemming
Indien voor de verwerking van persoonsgegevens voorafgaande toestemming vereist is, kan deze toestemming te allen tijde door de betrokkene of zijn wettelijk vertegenwoordiger worden ingetrokken. Als de toestemming wordt ingetrokken, staakt Perspectief de verwerking van persoonsgegevens, behalve als er een andere grondslag (zoals bedoeld in artikel 10) voor de gegevensverwerking is. Het intrekken van de toestemming tast de rechtmatigheid van verwerkingen die reeds hebben plaatsgevonden niet aan.
17. Transparantie
Perspectief informeert de betrokkene(n) actief over de verwerking van hun persoonsgegevens, in ieder geval door middel van een laagdrempelige Privacyverklaring. We maken een onderscheid in websitebezoekers en cliënten. Deze Privacyverklaringen zijn te vinden op de website van Perspectief. In deze Privacyverklaringen worden in ieder geval de volgende informatie vermeld:
• De contactgegevens van Perspectief;
• De contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming van Perspectief;
• De doeleinden van de gegevensverwerking en de grondslagen voor de verwerking; Een omschrijving van de belangen van Perspectief indien de verwerking wordt gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Perspectief;
• De (categorieën) ontvangers van de persoonsgegevens, zoals verwerkers of derden;
• In voorkomend geval: of de persoonsgegevens worden verzonden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER);
• Hoe lang de persoonsgegevens zullen worden bewaard;
• Dat de betrokkene het recht heeft om Perspectief te verzoeken om inzage, verbetering of verwijdering van persoonsgegevens, en dat hij het recht heeft om te verzoeken om beperking van de verwerking, om bezwaar te maken of om een beroep te doen op het recht van gegevensoverdraagbaarheid;
• Dat de betrokkene het recht heeft om zijn toestemming in te trekken, als de gegevensverwerking is gebaseerd op toestemming;
• Dat de betrokkene het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
• Of de verstrekking van de persoonsgegevens een wettelijke of contractuele verplichting is, dan wel een noodzakelijke voorwaarde is om een overeenkomst te kunnen sluiten, en of de betrokkene verplicht is om de persoonsgegevens te verstrekken en wat de gevolgen zijn indien hij de persoonsgegevens niet verstrekt;
• Het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, vergezeld van nuttige informatie over de onderliggende logica, alsmede het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de betrokkene.
18. Bewustwording controle en naleving
Het stellen van regels en het treffen van maatregelen is niet voldoende om risico’s op het terrein van informatiebeveiliging en privacy uit te sluiten. De mens is hier een belangrijke factor. Daarom wordt het bewustzijn van de individuele medewerkers voortdurend aangescherpt, zodat de kennis van risico’s wordt verhoogd en veilig en verantwoord gedrag wordt aangemoedigd.
Perspectief is hierin een lerende organisatie. Dat betekent ook dat regelmatig nagegaan wordt of dit reglement (nog) goed werkt in de praktijk. Daarnaast maken technologische en organisatorische ontwikkelingen binnen en buiten Perspectief het noodzakelijk om periodiek te bezien of we nog voldoende op koers zitten met het huidige reglement. Audits door de FG maken het mogelijk het beleid en de genomen maatregelen te controleren op effectiviteit. Eventueel kunnen ook controles worden uitgevoerd door onafhankelijke auditors of accountants. Van belang hierbij is dat leidinggevenden en proceseigenaren hun verantwoordelijkheid nemen en hun medewerkers aanspreken in geval van tekortkomingen.
19. Onvoorziene situatie
Indien zich een situatie voordoet die niet beschreven is in dit reglement, neemt de directie van Perspectief de benodigde maatregelen, en wordt beoordeeld of dit reglement dientengevolge moet worden aangevuld of aangepast
20. Klachten
Wanneer een betrokkene van mening is dat het doen of nalaten van Perspectief niet in overeenstemming is met de AVG, dit reglement of (andere) toepasselijke wet- of regelgeving, dan kan een klacht worden ingediend overeenkomstig de binnen Perspectief geldende klachtenregeling. Een betrokkene kan zich eveneens wenden tot de functionaris voor gegevensbescherming van Perspectief.
Als een klacht naar de mening van betrokkene door Perspectief niet correct is afgewikkeld, kan hij zich wenden tot de rechter of de Autoriteit Persoonsgegevens, dan wel kunt u beroep instellen bij de bevoegde rechter. We stellen het op prijs als u eerst contact met ons opneemt voordat u elders een klacht indient.
