Privacyverklaring cliënten en werkgevers

Perspectief hecht veel waarde aan de bescherming en privacy van haar cliënten, medewerkers, partners, relaties en websitebezoekers. Om onze diensten beschikbaar te kunnen stellen, is het noodzakelijk dat wij in een aantal gevallen persoonsgegevens verwerken. Deze persoonsgegevens worden dan ook met zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Bij de verwerking van uw persoonsgegevens houden wij ons aan de eisen die de AVG en aanvullende regelgeving stelt. In deze privacyverklaring informeren wij u over de wijze waarop wij hiermee omgaan. Mocht u na het lezen van deze privacyverklaring voor cliënten (zieke werknemer) en werkgevers (opdrachtgever) nog vragen hebben, dan kunt u contact met ons opnemen.

Voor een gedetailleerdere uitleg van de doelen en wettelijke grondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens, verwijzen wij u naar het privacyreglement van Perspectief Groep B.V..

Contactgegevens Verwerkingsverantwoordelijke:

Perspectief Groep B.V. (Hierna: “Perspectief”) zijn de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Perspectief Groep bv

Adres: Lorentzstraat 33, 3846 AV

Plaats: Harderwijk

Telefoonnummer: 0341-438 700

E-mailadres: info@perspectief.eu

Wijzigingen

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 08 oktober 2024.

Wij vinden het belangrijk dat onze privacyverklaring up-to-date is. Wetswijzigingen of veranderingen in onze dienstverlening kunnen aanleiding geven om onze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat deze op onze website zijn gepubliceerd. Wij raden u daarom aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen opdat u van deze wijzigingen op de hoogte bent. Op deze privacyverklaring is het Nederlands recht van toepassing.

Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt voor cliënten en werkgevers die gebruikmaken van de diensten van Arbodienstverlener Perspectief en voor alle persoonsgegevens die we verwerken van deze cliënten en werkgevers. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websitebezoekers. Hiervoor verwijzen wij u naar de specifieke privacyverklaring voor websitebezoekers. Deze privacyverklaring is tevens niet van toepassing op medewerkers van Perspectief. Hiervoor verwijzen wij u naar de privacyverklaring voor medewerkers in de personeelsgids.

Hoe komen jullie aan mijn persoonsgegevens?

Bij de aanvraag van de dienstverlening hebben wij van uw werkgever, als zijnde onze opdrachtgever, persoonsgegevens over u ontvangen, zoals naam, adres en woonplaats, 1e ziektedag, maar ook gegevens over de functie. Onze werkzaamheden zijn hoofdzakelijk gericht op de advisering en ondersteuning van onze opdrachtgevers bij de verzuim en re-integratiebegeleiding van hun medewerkers alsmede het voorkomen van verzuim door preventie.

‍

Daarnaast ontvangen wij in sommige gevallen rechtstreeks persoonsgegevens van uzelf, dan wel verwerken wij op basis van (eigen) onderzoek aanvullende gegevens, zoals gegevens betreffende de gezondheid, beperkingen en mogelijkheden in relatie tot werk, alsmede resultaten van het arbeidsdeskundig onderzoek. De verwerking van gegevens betreffende de gezondheid geniet speciale aandacht. Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor daartoe speciaal geautoriseerde medewerkers van Perspectief. Uw gegevens worden opgenomen in ons elektronisch cliëntendossier, zoals de wet dat van ons vraagt.

Welke persoonsgegevens verwerken jullie van mij als cliënt?

Van u als cliënt verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• naw-gegevens
• e-mailadres
• telefoonnummer
• geboortedatum
• geslacht
• verpleegadres van de zieke werknemer
• personeelsnummer
• functie
• arbeidsrechtelijke gegevens
• burger service nummer
• bijzondere persoonsgegevens, waaronder:

- Gezondheidsgegevens, zoals de datum van ziekmelding werknemer, datum van herstelmelding, vermoedelijke duur van het verzuim, of sprake is van één van de vangnetbepalingen uit de Ziektewet, of de werknemer valt onder de Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen, of een zieke werknemer betrokken is geweest bij een verkeersongeval.

- Medische Gegevens: gegevens over de gezondheid van de werknemer die vallen onder het medisch beroepsgeheim en die nodig zijn voor de beoordeling van zijn arbeids(on)geschiktheid door de zorgaanbieder, de verzuimbegeleiding en de re-integratie van de werknemer, zoals de aard en oorzaak van de ziekte en de voortgang van de behandeling, alsmede gegevens die nodig zijn voor het kunnen verlenen van preventieve zorg aan de werknemer.

Welke persoonsgegevens verwerken jullie van mij als werkgever?

Van u als werkgever verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• naam
• adres
• woonplaats
• offertes
• opdrachtgegevens
• contracten en overeenkomsten
• facturatiegegevens

Met welk doel verwerken jullie deze persoonsgegevens?

De doelen waarvoor Perspectief persoonsgegevens verwerkt, vinden hun oorsprong in de verschillende diensten die Perspectief aan haar cliënten en werkgevers levert. Het gaat hierbij om de volgende doelen:

• arbodienstverlening: verzuim (o.a. Arbeidsdeskundig onderzoek, beleid & preventie), interventies.

• arbeidsmobiliteit: re-integratie, outplacementtrajecten, loopbaanadvies, Assessments
• duurzame inzetbaarheid: arbeidsomstandigheden (o.a. RI&E, PMO, (medische)keuringen, trainingen), mediation, coaching, vitaliteit & leefstijl, loopbaanontwikkeling, personeel & organisatieadvies
• het beheren van de daaruit voortvloeiende relaties
• reguliere bedrijfsvoering en administratieve handelingen
• kwaliteits- en trainingsdoeleinden
• het (laten) voeren van juridische geschillen waarbij Perspectief betrokken is
• de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving

Online consulten

Perspectief heeft een mogelijkheid voor het houden van online medische en niet medische consulten via een platform dat voldoet aan de eisen van de AVG en dat goed beveiligd is. Perspectief gebruikt hiervoor Teams, een Microsoft applicatie die ISO 27001 gecertificeerd is.  Tijdens het online videoconsult wordt uitsluitend een (live)stream gebruikt. Er worden dus geen beeld- en/of geluidsopnamen opgeslagen. Perspectief heeft een Verwerkersovereenkomst afgesloten met Microsoft.

Welke rechtsgrond hebben jullie voor de verwerking van persoonsgegevens?

De verwerking van de persoonsgegevens vindt zijn grondslag in artikel 6 (Rechtmatigheid van de verwerking) en artikel 9 (Verwerking van bijzondere persoonsgegevens) van de AVG alsmede artikel 30 lid 1 Uitvoeringswet AVG. Wij maken gebruik van de volgende rechtsgrondslagen:

• de verwerking is gebaseerd op een (uitdrukkelijke) toestemming
• de verwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst
• de verwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen
• de verwerking is noodzakelijk om vitale belangen te beschermen
• de verwerking is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang

Het gerechtvaardigd belang van Perspectief is in het volgende gelegen:

• beveiliging van de gebouwen en eigendommen van Perspectief;
• beveiliging en beschikbaarheid van de netwerkinfrastructuur aan derde(n), bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van de gasten Wifi;
• fraudepreventie. Controle op logging van informatiesystemen. Bijvoorbeeld het cliëntenportaal en het internetverkeer.
• kwaliteits- en trainingsdoeleinden
• interne audits om de kwaliteit van de zorg te verbeteren
• bestaande klanten informeren over soortgelijke, eigen producten of diensten

Met wie worden mijn persoonsgegevens gedeeld?

We delen alleen uw persoonsgegevens als het noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of als we een wettelijke verplichting hebben. Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend binnen de bedrijfseigen processen en systemen van Perspectief. Perspectief maakt hierbij gebruik van een verwerker: Camas IT B.V. Perspectief heeft met Camas IT B.V. een verwerkersovereenkomst afgesloten. De persoonsgegevens worden verwerkt binnen de EER. persoonsgegevens kunnen worden verstrekt aan derden, zoals verzuimverzekeraars, re-integratiebedrijven en providers én UWV.

We kunnen ook onder strikte voorwaarden uw gegevens delen met uw werkgever, uitsluitend in het kader van loondoorbetaling, verzuimbegeleiding of re-integratie. Deze verstrekkingen zijn gebaseerd op ofwel een wettelijke grondslag, dan wel uw uitdrukkelijke toestemming.

Welke personen binnen Perspectief mogen mijn gegevens inzien?

Binnen Perspectief geldt dat personen slechts toegang hebben tot persoonsgegevens voor zover dat daadwerkelijk nodig is. De toegang van medewerkers tot persoonsgegevens is dan ook beperkt tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de goede uitoefening van hun functie en (dus) werkzaamheden. persoonsgegevens die wij van u verwerken in het kader van de zorgverlening aan u, zijn alleen toegankelijk voor uw behandelend bedrijfsarts en personen die rechtstreeks bij de zorgverlening aan u betrokken zijn.

Daarnaast kunnen uw persoonsgegevens worden ingezien door de vaste vervanger van uw bedrijfsarts (indien aan de orde) en mag de bedrijfsarts uw dossier overleggen met een collega bedrijfsarts indien dit nodig is voor een goede zorgverlening aan u.

Voor de uitvoering van kwaliteits- en trainingsdoeleinden maken wij zoveel als mogelijk gebruik van geanonimiseerde persoonsgegevens. Deze doeleinden staan bekend als kwaliteitsvisitaties. Dit is een instrument voor een individuele bedrijfsarts of voor een groep bedrijfsartsen om hun functioneren te evalueren en daar feedback op te ontvangen. Het is dus mogelijk dat uw medisch dossier geraadpleegd wordt door andere personen dan uw bedrijfsarts. Het doel van de visitatie oftewel intercollegiale toetsing is om de kwaliteit van de zorg te verbeteren. Deze personen hebben een geheimhoudingsplicht. De inzage is beperkt tot het noodzakelijke voor de kwaliteitsbevordering. U kunt hiertegen bezwaar maken via privacy@perspectief.eu

Medisch-wetenschappelijk onderzoek en statistiek

In het kader van medisch-wetenschappelijk onderzoek of statistiek, kunnen we samenwerken met onderzoeksinstituten en/of onderwijsinstellingen. We zullen enkel gebruik maken van geanonimiseerde persoonsgegevens, zodat de gegevens niet direct naar een individu herleidbaar zijn. Indien om welke reden dan ook dit niet mogelijk of onwenselijk is, zullen we dit uitsluitend doen met uw expliciete toestemming als cliënt.

Rapportages en statistieken die wij voor werkgevers of diens medezeggenschapsorgaan opstellen, bevatten uitsluitend gegevens op groepsniveau en bevatten geen persoonsgegevens die herleidbaar zijn tot een individu.

Hoe veilig zijn mijn persoonsgegevens?

Om uw persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik of onbevoegde toegang, treffen wij passende informatiebeveiligingsmaatregelen. Wij zorgen ervoor dat alleen de personen die uw persoonsgegevens nodig hebben, er toegang toe hebben. Wij schermen uw persoonsgegevens af en verbeteren ons proces voortdurend om te kunnen reageren op actuele risico’s, technische mogelijkheden en wettelijke verplichtingen. Uw gegevens worden opgenomen in ons elektronisch cliëntendossier, zoals de wet dat van ons vraagt.

Wij treffen onder meer de volgende beveiligingsmaatregelen:

• wij zijn gecertificeerd volgens het ISO9001 kwaliteitsmanagementsysteem
• onze IT-partner waarbij we het verzuimregistratiesysteem CAMAS afnemen, is gecertificeerd volgens de ISO27001:2017 en NEN7510 informatiebeveiligingsnormen
• wij laten onze medewerkers een geheimhoudingsverklaring tekenen
• wij beveiligen onze computerapparatuur, applicaties, systemen en bedrijfspand met fysieke en logische toegangsbeveiliging, zoals bijv. twee-factor-authenticatie
• wij versleutelen onze netwerkverbindingen met Transport Layer Security (TLS) technologie
• wij gebruiken VPN-verbindingen en dataopslag binnen de EER
• privacygevoelige informatie wisselen we veilig uit via Zivver (en voldoen hiermee aan de NTA 7516)
• wij verlenen uitsluitend toegangsrechten op basis van functie en noodzakelijkheid
• wij stimuleren bewustzijn, opleiding en training ten aanzien van informatiebeveiliging
• er is een procedure voor het melden, behandelen en analyseren van beveiligingsincidenten of datalekken
• er is een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld

Hoe lang bewaren jullie mijn gegevens?

De gegevens die wij van u verwerken, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. De termijnen die wij hanteren voor het bewaren van gegevens worden bepaald door wettelijke termijnen. De minimale bewaartermijnen zijn als volgt:

Welke rechten heb ik als het gaat om de verwerking van mijn persoonsgegevens?

In de WGBO en Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) staat beschreven welke rechten u heeft als persoon. Kort samengevat zijn dat de volgende rechten:

• Inzage in uw medisch dossier;
• uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we verwerken;
• inzage in de precieze persoonsgegevens die we verwerken;
• het laten corrigeren van fouten;
• het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens;
• intrekken van uw toestemming;
• bezwaar maken tegen een bepaald gebruik;
• het laten overdragen van de gegevens;
• bezwaar maken tegen eventuele geautomatiseerde besluitvorming

Het indienen van uw verzoek kan via de website. Binnen één maand ontvangt u een reactie op dit verzoek. De persoonsgegevens die hiervoor nodig zijn, worden uitsluitend verwerkt om aan uw verzoek te voldoen. Na de afhandeling van uw verzoek worden uw persoonsgegevens na 2 jaar verwijderd.

Wanneer u ons uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven een bepaalde verwerking uit te voeren, dan kunt u deze te allen tijde weer intrekken. Wijziging van toestemming heeft geen invloed op verwerkingen die reeds eerder met uw toestemming zijn verricht.

Maakt Perspectief gebruik van geautomatiseerde besluitvorming?

Perspectief neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor cliënten. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van ons) tussen zit.

Wie kan ik benaderen als ik vragen heb over privacy?

Indien u vragen heeft over de verwerking van persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met de afdeling Privacy van Perspectief via privacy@perspectief.eu.

Perspectief heeft een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Mocht u niet tevreden zijn over de afhandeling van uw privacyvragen, dan staat het u vrij om contact op te nemen met de Functionaris Gegevensbescherming van Perspectief via het telefoonnummer 0341-438 700 of door een mail sturen naar FG@perspectief.eu.

Waar kan ik naartoe met een klacht?

We streven ernaar uw gegevens zorgvuldig te verwerken en uw vragen correct te beantwoorden. Mocht u desondanks niet tevreden zijn, dan horen we dat graag. Voor meer informatie over het indienen van een klacht kunt u op de onderstaande knop klikken. Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit persoonsgegevens (zie: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl, dan wel kunt u beroep instellen bij de bevoegde rechter. We stellen het op prijs als u eerst contact met ons opneemt voordat u elders een klacht indient.