Verzuimprotocol opstellen in 9 stappen

Wie doet wat bij de verzuimbegeleiding?

In het verzuimprotocol staat precies wie er voor wat verantwoordelijk is tijdens de verzuimbegeleiding. Een handig document dus voor zowel de werkgever als medewerker. Maar hoe stel je een verzuimprotocol op en wat moet er allemaal in staan? Onderstaand leggen we stapsgewijs uit hoe een verzuimprotocol opstellen werkt.

‍

1. Ziekmelden

• Wat te doen als je niet meer in staat bent om je werkzaamheden uit te voeren wegens ziekte.
• Bij wie moet je je ziekmelden (meestal leidinggevende)?
• Bij wie kan je je ziekmelden als bovenstaande persoon niet aanwezig is (meestal afdeling P&O)?
• Via welk kanaal moet je de ziekmelding doorgeven? En welke kanalen worden niet geaccepteerd (bijvoorbeeld e-mail of sms/whatsapp)?
• Waar en hoe meld je het als je onder werktijd ziek naar huis gaat? 
• Welke informatie hoor je door te geven bij je ziekmelding (welke beperkingen ervaar je, de verwachte duur van de afwezigheid en de eventuele relatie tussen je ziekmelding en de arbeidsomstandigheden)?
• Wat als je in het buitenland ziek wordt? Hoe meld je dat? En wat is daarbij belangrijk (volledige informatie over je verblijfsadres, zorg voor een zo spoedig mogelijke terugkeer naar Nederland, contact opnemen met de plaatselijke arts, een leesbaar schriftelijk bewijs van dit consult)?
• Waar meld je het wanneer je beter bent?
• Wie regelt vervanging tijdens ziekte?

2. Aanwezigheid tijdens ziekte

• Wanneer (en tussen welke tijden) dien je thuis te zijn als je ziek bent en niet aanwezig op het werk?
• Via welk kanaal moet je bereikbaar zijn?
• Verdere afspraken rondom aanwezigheid tijdens ziekte (denk aan tijdelijk ander verblijf of wijziging verpleegadres, aan wie, hoe en wanneer communiceren).

3. Meewerken aan herstel en re-integratie

Bij kort verzuim (bijvoorbeeld een griepje) is er meestal niet zoveel aan de hand. Als de medewerker een langere tijd ziek is of frequent verzuimt, zetten we verzuimbegeleiding in. De medewerker is verplicht mee te werken aan zijn of haar re-integratie. Dit houdt het volgende in: 

• Je verricht geen andere werkzaamheden, in de zin van arbeid, zonder overleg en toestemming van je leidinggevende en/of verzuimconsultant;
• Je werkt mee aan activiteiten die bijdragen aan je herstel en een zo spoedig mogelijke (verantwoorde) werkhervatting. (Bijvoorbeeld bezoek huisarts binnen drie dagen na aanvang ziekte, arbeidstherapie, scholing, persoonlijke begeleiding, gedeeltelijke werkhervatting en werk- of taakaanpassing);
• Je verricht als het mogelijk is (tijdelijk) passende arbeid;
• We verwachten een actieve houding bij het opstellen, bespreken en bijstellen van een Plan van Aanpak. Dit betekent ook dat je wijzigingen in je omstandigheden direct doorgeeft;
• Aan een oproep om op gesprek te komen bij je leidinggevende, de afdeling P&O of de bedrijfsarts werk je mee. Alleen in bijzondere omstandigheden wordt een afspraak verzet.

4. Herstelmelding

• Wat wordt er van je verwacht zodra je weer (geheel of gedeeltelijk) aan het werk kunt (waar melden, etc.)?

5. Acties bij verzuim

• Hoe wordt je ziekmelding geregistreerd?
• Wie neemt contact met je op en binnen hoeveel tijd/dagen?
• Binnen welke termijn van de arbeidsongeschiktheid wordt bekeken of een gesprek met de leidinggevende en iemand van de afdeling P&O of een consult bij de bedrijfsarts nodig is?
• Wordt er gebruik gemaakt van ‘aanwezigheidscontrole’?
• Wanneer is er sprake van frequent verzuim en wordt een gesprek tussen de medewerker en leidinggevende gehouden om de oorzaken te achterhalen. Wat is de rol van P&O hierin?
• Wat zijn de regelingen als je arbeidsongeschiktheid lang duurt of lang dreigt te duren?
• Informatie over het bijhouden van het verzuimdossier.
• Zijn er wachtdagen van toepassing?

6. Loondoorbetaling bij verzuim

• Wat zijn de afspraken over loondoorbetaling in geval van arbeidsongeschiktheid?

• Wat zijn de afspraken omtrent opbouw verlofrechten in geval van (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid?

7. Gevolgen niet nakomen afspraken

• Beschrijf hier de gevolgen wanneer de medewerker niet meewerkt aan activiteiten die leiden tot een snelle terugkeer of herstel (bijvoorbeeld opschorten/stopzetten loondoorbetaling). Evenals het zich niet houden aan gemaakte afspraken en wie over de beoordeling hiervan gaat (bijvoorbeeld afdeling P&O).

8. Onbetaald verlof bij ziekmelding

• Wanneer wordt de periode waarin niet gewerkt is, omgezet in (onbetaald) verlof (Bijvoorbeeld niet thuis zijn op de vastgestelde tijden of als de bedrijfsarts vaststelt dat een ziekmelding onrechtmatig is)?
• Wat kun je doen als je het niet eens bent met het oordeel van de bedrijfsarts (bijvoorbeeld een deskundigenoordeel UWV aanvragen) en voor wiens rekening komen de eventuele kosten?

9. Overige gevolgen

• Benoem hier eventueel de overige gevolgen van het niet nakomen van afspraken (bijvoorbeeld geen gehoor geven aan de oproep van de afdeling P&O of bedrijfsarts of weigering om mee te werken aan activiteiten/afspraken die leiden tot herstel en/of een snellere werkhervatting). Denk hierbij aan kosten voor eigen rekening, stopzetten arbeidsovereenkomst of uitkering die niet wordt toegekend (UWV).

Extra aanvullingen voor in het verzuimprotocol

Verder kun je nog meenemen: 

• Vertrouwenspersoon
• Preventie en preventiemedewerker
• Second opinion
• Anoniem consult bedrijfsarts
• Ziek na beëindiging van een tijdelijk dienstverband
• Instroom in de WGA
• Wat te doen bij een arbeidsconflict

We hopen dat we je zo voldoende input hebben gegeven voor het schrijven van het verzuimprotocol voor het bedrijf waar je werkt.

Hulp nodig bij verzuimreductie of het opstellen van een verzuimprotocol?

Wij helpen je graag verder en geven u passend advies voor uw organisatie en branche. Bekijk onze dienst verzuimbegeleiding eens of stuur ons een bericht met uw vraag.

Heel veel succes met het opstellen van het verzuimprotocol!