Hoe voer ik een frequent verzuimgesprek?

Bij Perspectief weten we hoe cruciaal open communicatie en betrokkenheid zijn voor de gezondheid en inzetbaarheid van uw medewerkers. Daarom geven wij u 5 tips om een effectief frequent verzuimgesprek te voeren.

Allereerst: Wat is frequent verzuim?

Frequent verzuim is een term die wordt gebruikt wanneer medewerkers zich minimaal 3 keer in 12 maanden tijd ziekmelden. Bij frequent verzuim kan er meer spelen dan alleen ziekte, daarom is het goed om het gesprek aan te gaan met medewerkers die frequent verzuimen en het op een positieve manier aan te pakken.

Checklist: 5 tips voor het voeren van een frequent verzuimgesprek

1. Zorg voor een actuele lijst van de ziekmeldingen

In de praktijk blijkt dat leidinggevenden en medewerkers vaak niet precies weten om hoeveel ziekmeldingen het gaat. Een betrouwbare registratie en een actuele lijst voorkomen discussies over de daadwerkelijke meldingsfrequentie. Een verzuimsysteem met medewerkersportaal kan hierbij ondersteunen.

2. Zorg voor een positieve houding

Omdat een frequent verzuimgesprek lastig kan zijn, is het belangrijk om te zorgen voor een ontspannen sfeer. Richt u vooral op de toekomst en neem de medewerker hierin mee. Het oplossen van frequent verzuim is een gezamenlijk doel. In de praktijk blijkt dat één gesprek vaak niet voldoende is. Het kost tijd om vertrouwen te krijgen en draagvlak te creëren voor een gezonde en duurzame oplossing. Probeer niet veroordelend te zijn. Leg uit waarom u het frequente verzuim bespreekbaar maakt, juist vanuit zorg voor uw medewerker en om mogelijk langdurig verzuim te voorkomen.

3. Maak duidelijke afspraken

Sommige medewerkers hebben een terechte reden dat zij zich ziekmelden. In dit geval kan het in een eerder stadium klachten en/of problemen bespreken de oplossing zijn, zodat ziekmeldingen mogelijk voorkomen kunnen worden.

Houd er rekening mee dat veranderen tijd, aandacht en energie kost. Het helpt om eerlijke en duidelijke afspraken met elkaar te maken. Evalueer in de beginperiode maandelijks of de afspraken nog duidelijk zijn en nog goed werken.

4. Kijk naar wat de medewerker nog wél kan

Uit onderzoek blijkt dat 80% van de medewerkers die ziek zijn, nog geheel of gedeeltelijk zou kunnen werken. Vaak hebben we de neiging ons te richten op de dingen die medewerkers niet meer kunnen. Hieruit ontstaat een negatieve vicieuze cirkel. Het blijkt namelijk dat na drie maanden ziek thuis te zitten met fysieke klachten, er soms ook mentale klachten ontstaan. Om die reden is het advies om samen met uw medewerker te kijken naar wat nog wél kan.

5. Organiseer tijdig professionele begeleiding

Bij frequent verzuim speelt er mogelijk meer. Zo kan iemand minder plezier in het werk hebben, minder goed functioneren, een hoge werkdruk of onprettige werksfeer ervaren of geen goede samenwerking hebben met directe collega’s. Het is daarom belangrijk dat u tijdig professionele begeleiding (coaching) of een ander soort interventie organiseert.

Bonus tip: download gratis ons formulier  hulp bij frequent verzuimgesprek!

Download het formulier frequent verzuimgesprek. Dit kan u helpen bij het voeren van het gesprek.

Samen naar een vitale organisatie

Een frequent verzuimgesprek voeren is een belangrijke stap in het creëren van een gezonde en vitale organisatie. Door open en eerlijk met elkaar in gesprek te gaan, kunnen u en uw medewerkers samen werken aan een betere inzetbaarheid en meer werkplezier.

Heeft u behoefte aan hulp bij het voeren van frequent verzuimgesprekken of wilt u meer weten over onze diensten? Neem dan contact op met Perspectief voor een vrijblijvend adviesgesprek en ontdek hoe wij uw organisatie kunnen helpen op weg naar vitaliteit en duurzame inzetbaarheid. Samen maken we uw organisatie beter!

Lees vooral ook onze blog over het aanpakken van frequent verzuim voor meer praktische tips!