Wat zijn de privacyrichtlijnen van een zieke medewerker?

Welke gegevens over de gezondheid van mijn zieke medewerker mag ik vragen en registreren?

• Het telefoonnummer en (verpleeg)adres.
• De vermoedelijke duur van het verzuim.
• De lopende afspraken en werkzaamheden.
• Of de medewerker onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt).
• Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval. Of dat er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid).

Let op! Alleen de (bedrijfs)arts mag privacygevoelige informatie verzamelen en verwerken. Hij mag ook als enige vragen naar de mogelijkheden van de medewerker. Vertelt de zieke medewerker deze informatie wel aan u, dan mag u deze niet schriftelijk vastleggen. Alleen in uitzonderlijke situaties is dit toegestaan. Bijvoorbeeld als het belangrijk is dat collega’s passend kunnen reageren op een situatie, bijvoorbeeld bij een epileptische aanval.

Welke gegevens van mijn zieke medewerker mag ik vastleggen?

• De datum van de ziekmelding, zodat u weet wanneer u aan welke re-integratieverplichtingen moet voldoen.
• Gegevens over hoe vaak en hoe lang een medewerker ziek is met het oog op de loondoorbetaling en het maken van verzuimrapportages.
• Gegevens die u heeft gekregen van de (bedrijfs)arts of arbodienst.

Naar welke gegevens vraagt een (bedrijfs)arts?

• Relevante medische en sociale gegevens die nodig zijn om een goed oordeel te kunnen vormen over de arbeidsongeschiktheid.
• Verzuimbegeleiding en re-integratie.
• Specifieke medische gegevens over de medewerker van de behandelend arts (mits de medewerker daarvoor schriftelijk toestemming geeft) en de informatie die nodig is voor het advies van de (bedrijfs)arts.

Welke gegevens mag een (bedrijfs)arts/arbodienst met mij als werkgever delen?

• Alleen informatie die nodig is om een beslissing te nemen over loondoorbetaling, verzuimbegeleiding en re-integratie.
• De werkzaamheden waartoe een medewerker wel of niet meer in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de medewerker nog kan doen).
• De verwachte duur van het verzuim.
• De mate van arbeidsongeschiktheid (gebaseerd op functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de medewerker nog kan doen).
• Eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die u voor de re-integratie moet treffen.

Welke gegevens mag een (bedrijfs)arts niet met mij als werkgever delen?

U ontvangt geen privacygevoelige informatie, zoals:

• diagnoses, naam ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen;
• eigen waarnemingen over zowel de geestelijke als lichamelijke gezondheidstoestand van de medewerker;
• gegevens over therapieën, afspraken met artsen, therapeuten of begeleiders;
• overige situaties, zoals relatieproblemen.

Hoe lang mag ik verzuimgegevens bewaren?

Voor het bewaren van informatie over verzuim kunt u uitgaan van de volgende termijnen:

• U moet administratieve verzuimgegevens tot maximaal twee jaar na afloop van de arbeidsrelatie bewaren, tenzij u eigenrisicodrager voor de Ziektewet bent. In dit geval moet u deze gegevens over de ziekmelding vijf jaar bewaren.
• De (bedrijfs)arts moet aanstellingskeuringsdossiers maximaal zes maanden bewaren.
• De (bedrijfs)arts moet medische dossiers twintig jaar bewaren, tenzij er sprake is van een beroepsziekte of een verplichte medische keuring in het kader van blootstelling aan gevaarlijke stoffen. In dit geval moet de arts de gegevens langer bewaren.
• Voor niet-medische dossiers geldt een bewaartermijn van maximaal twee jaar.
• Re-integratiedossiers moeten twintig jaar bewaard worden door de hulpverlener die rechtstreeks onder de WGBO valt en twee jaar door een andere hulpverlener.

Meer weten?

Heeft u vragen of wilt u meer weten over de privacyrichtlijnen voor zieke medewerkers? Bel dan met uw vaste contactpersoon bij Perspectief. Als u vragen heeft over de verwerking van persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met de afdeling Privacy via privacy@perspectief.eu.